Как составлять номенклатуру дел предприятию, организации, учреждению

        
         оставить комментарий

Номенклатурой дел считается систематизированный перечень заголовков всех заводимых в учреждении дел, с прописанием сроков хранения и оформленные по установленному порядку. Во время составления учетной бумаги необходимо руководствоваться всеми документами, которые имеются в учреждении: уставы, положения о учреждении, положения о имеющихся структурных подразделениях, расписаниями внутриштатными, различными перечнями бумаг, где указаны сроки хранения, прошлогодними номенклатурами и прочими документами.

Номенклатура на предстоящий год составляется секретарем учреждения или же работником, который отвечает за делопроизводство. В последнем квартале настоящего года следует составлять номенклатуру дел на следующий год. К примеру, необходимо сделать учетный документ на 2012 год, ее необходимо составлять в последнем, четвертом квартале 2011 года, а вводиться в делопроизводство она будет уже с первого января 2012 года, но только после того, как пройдет все этапы согласования.

Какой порядок создания систематизированного документа существует? Есть установленный порядок по созданию учетного документа, который регламентируется установленной типовой инструкцией по делопроизводственному делу в федеральных органах.

Есть так же утвержденный бланк систематизационного документа, где установлены разделы, которые именуются в соответствии со структурными подразделениями. Они должны располагаться в соответствии с внутриштатным расписанием структурных подразделений.

В эти разделы включены заголовки всех дел, которые отражают все направления деятельности всех имеющихся у учреждения структурных подразделений.

Первая графа номенклатуры отображает индексы каждого заводимого дела, которое включено в номенклатуру.

Во вторую графу включаются все заголовки дел. Что такое заголовок дела? Это достаточно краткое описание всех сведений, которые содержатся в данных документах. К примеру:

  • указы руководителя по личному составу учреждения
  • план ведения работ по управлению на год
  • бухгалтерский отчет за год
  • проведение переписки с Мэрией о финансах учреждения.

Следующая графа заполняется исключительно в конце года.

Четвертая графа указывает на сроки, которые отведены на хранение дел, а так же говорит о номерах статей по ведомственному или же типовому перечню.

Пятая графа содержит примечания ко всем переходящим на следующий год делах, а так же о лицах, которые отвечают за формирование этих папок в документами и тому подобные сведения.

Есть еще графа, где в конце года необходимо поставить итоговую запись о суме заведенных папок с бумагами, частей и томов.

Если при составлении номенклатуры дел предприятия, организации или какого-либо учреждения возникли какие-либо сложности, то всегда можно обратиться за помощью к специалистам по архивному делу, тем более что не многие сотрудники учреждений знают как ее составить, как правильно заполнить графы и создать заголовки.

Источник материала: http://www.pro-nomenklaturu.ru/

Реклама

Комментарии

Вам будет также интересно

Синонимы к слову «номенклатура»

Все синонимы к слову НОМЕНКЛАТУРА вы найдёте на Карте слов.

Подготовка и передача документации на архивное хранение

Последней стадией делопроизводственного процесса является правильное оформление документации для хранения и дальнейшего ее использования для нужд организации.

Читать далее...

Переплетание документации организаций

В статье рассматриваются причины, по которым нужно сшивать материалы, а также способы переплетания документации.

Читать далее...

Подготовка документов компаний к утилизации

Все компании нуждаются в проведении мероприятий по подготовки документации к их последующей утилизации. Прежде всего следует отметить, что данное действие начинается в процессе подготовки дел к их хранению в любом архиве.

Читать далее...

Анализ продаж, планирование, прогноз

Что такое анализ продаж? Для чего необходим анализ продаж? Какие методы применять при анализе продаж? Такие и многие другие вопросы часто задают себе собственники, предприниматели, руководители. И у каждого их них ответы могут быть совершенно разные. И каждый будет по-своему прав.

Читать далее...

ВЭД — что это такое?

Внешнеэкономическая деятельность — это не только экспорт и импорт, это огромная сфера международных отношений. В чем должны разбираться специалисты, занимающиеся ВЭД? Кому доверить все хлопоты, связанные с международными перевозками и таможенным оформлением?

Читать далее...

Добавить статью

Приглашаем вас добавить статью и стать нашим автором

Поделитесь с друзьями

Статистика

©  Интернет-журнал «Серый Волк» 2010-2016

Перепечатка материалов приветствуется при обязательном указании имени автора и активной,
индексируемой гиперссылки на страницу материала или на главную страницу журнала.