Подготовка документов компаний к утилизации

        
         оставить комментарий

Все компании нуждаются в проведении мероприятий по подготовки документации к их последующей утилизации. Прежде всего следует отметить, что данное действие начинается в процессе подготовки дел к их хранению в любом архиве. В процессе ведения работ по подготовки бумаг к передачи в архивы проводиться определение их временных периодов, которые отведены для хранения различных документов компаний. Если выявляются такие бумаги, которые не стоит больше хранить, то есть у них закончились сроки хранения, или они не имеют никакой ценности, то их следует направить на уничтожение архивных документов согласно установленным правилам.

Какие сроки хранения могут быть? Все сроки хранения определяются специальной комиссией экспертов, которые определяют всю ценность документа, определяя его практическое и историческое значение, а так же устанавливая временной период, который согласно нормативам, отведен для последующего хранения документов в архиве. Э то может быть постоянное и временное хранение, последнее в свою очередь делиться на кратковременное и долговременное.

ЭК проводит подготовку всех ненужных документов к их последующей переработке. При выделении бумаг к ликвидации необходимо не только перебрать каждый лист дел, но и составить необходимые документы, которые будут сопровождать макулатуру. Необходимо составить акт о всех выделенных бумагах к ликвидации. В нем следует указать наименования дел, так же следует указать количество бумаг, их общую массу.

Как составляется акт о выделении документов на уничтожение? Акт о выявленных делах к ликвидации необходимо составлять на общем бланке компании. В нем следует указать, какое именно количество документов было отсортировано для переработки, какую степень секретности они имеют, а так же следует указать, какую массу имеет макулатура.

Бланк акта содержит следующие разделы:

  • годы дел и документов
  • указываются заголовки бумаг и дел (или индивидуально или по группам), так же во втором разделе следует указать индексы дел исходя из номенклатуры, а так же описи
  • в третьем разделе вносятся пояснения
  • необходимо указать количество дел и бумаг, которые были выявлены
  • указываются номера статей исходя из типового перечня.

Отдельно указывается общая сума дел.

Так же в акте указывается состав комиссии экспертов: ее председатель, а так же члены комиссии. Еще в данном сопроводительном документе необходимо указать всех присутствующих лиц при проведении сортирования.

Перед сдачей акта вместе с вторсырьем необходимо его согласовать. Свои подписи ставят председатель ЭК, члены ЭК, руководитель компании.

Как доставить макулатуру к месту ее ликвидации? При обращении в компании по ликвидации макулатуры, необходимо не только провести выявление ненужных бумаг, но и каким-то образом доставить всю макулатуру к месту ее переработки. Но данный вопрос легко решим, ведь перерабатывающие компании самостоятельно вывозят всю макулатуру из офиса компании-клиента и доставляют к мету ликвидации.

Данная статья написана по материала сайта: pro-unichtojenie.ru.

Реклама

Комментарии

Вам будет также интересно

Синонимы к слову «документ»

Все синонимы к слову ДОКУМЕНТ вы найдёте на Карте слов.

Подготовка и передача документации на архивное хранение

Последней стадией делопроизводственного процесса является правильное оформление документации для хранения и дальнейшего ее использования для нужд организации.

Читать далее...

Как составлять номенклатуру дел предприятию, организации, учреждению

Номенклатурой дел считается систематизированный перечень заголовков всех заводимых в учреждении дел, с прописанием сроков хранения и оформленные по установленному порядку.

Читать далее...

Переплетание документации организаций

В статье рассматриваются причины, по которым нужно сшивать материалы, а также способы переплетания документации.

Читать далее...

Анализ продаж, планирование, прогноз

Что такое анализ продаж? Для чего необходим анализ продаж? Какие методы применять при анализе продаж? Такие и многие другие вопросы часто задают себе собственники, предприниматели, руководители. И у каждого их них ответы могут быть совершенно разные. И каждый будет по-своему прав.

Читать далее...

ВЭД — что это такое?

Внешнеэкономическая деятельность — это не только экспорт и импорт, это огромная сфера международных отношений. В чем должны разбираться специалисты, занимающиеся ВЭД? Кому доверить все хлопоты, связанные с международными перевозками и таможенным оформлением?

Читать далее...

Добавить статью

Приглашаем вас добавить статью и стать нашим автором

Поделитесь с друзьями

Статистика

©  Интернет-журнал «Серый Волк» 2010-2016

Перепечатка материалов приветствуется при обязательном указании имени автора и активной,
индексируемой гиперссылки на страницу материала или на главную страницу журнала.