Подготовка и передача документации на архивное хранение

        
         оставить комментарий

Последней стадией делопроизводственного процесса является правильное оформление документации для хранения и дальнейшего ее использования для нужд организации. Основные этапы подготовки документов включают в себя оценку их практичной либо научной ценности, качественное составление дела, определение времени хранения дел и документации и дальнейший перевод их в ведомственный архивный фонд учреждения.

Оценка документации в делопроизводстве происходит при формировании номенклатуры дел и их составлении.

После проведенной экспертизы ценности архивных дел следует его оформление. Под оформлением дела подразумевается определенный ряд действий по пересчету дела, подсчету и нумерации листов, организации внутренней описи документации и заверительной надписи дела. Процесс оформления дела начинается с того момента, как его заверили в делопроизводстве, и заканчивается передачей его в архивный фонд учреждения, после окончания делопроизводительного (календарного) года. Составление дел производят делопроизводители, которые также решают о сроках хранения дел.

Дела, по срокам хранения, делятся на два типа. Гранью между ними является срок хранения документов в десять лет. Если документы должны храниться дольше указанного периода, они считаются долговременными (постоянными), если же наоборот – временными. Временные дела хранятся без систематизации и нумерации документов, они не подлежат архивированию.

Существует ряд критериев оформления долговременных дел:

  1. Оформление дел производят делопроизводители.
  2. Обложка дела должна состоять из полного названия учреждения, номера дела (переносят из номенклатуры), даты дела (даты первого и последнего документов в деле), его индекса и срока хранения, численности листов в деле и его архивного шифра. По окончании делопроизводительного года на обложку дела наносят дополнительную информацию и уточнения.
  3. В конец каждого дела вкладывается лист (заверительная надпись). В нее записывают количество листов, входящих в дело «плюс» количество листов в описи. Все дальнейшие изменения в деле вносятся в заверительную надпись, с указанием акта.
  4. Опись дела представляет собой перечень входящих в него документов с их содержанием.

С того момента как в дело был вложен первый лист документа и до сдачи в архив, оно должно храниться в рабочих комнатах, специальных помещениях.

При изъятии из незавершенного дела документации на ее место вкладывается листок с информацией о взявшим и выдавшим документ работниками и сроками его возврата. Из архивных дел документы не изымаются, в пользование отдается все дело.

Все отделы учреждения передают долговременные дела в архивный фонд строго по описям.

Передачу дел проводит уполномоченное лицо от структурного отделения организации, принимает работник архивного отдела. Во всех экземплярах описи ставят пометки напротив полученных архивным работником дел, после чего составляется архивная опись, которую заверяют оба работника учреждения.

По материалам сайта http://www.archivespro.ru/

Реклама

Комментарии

Вам будет также интересно

Синонимы к слову «документация»

Все синонимы к слову ДОКУМЕНТАЦИЯ вы найдёте на Карте слов.

Как составлять номенклатуру дел предприятию, организации, учреждению

Номенклатурой дел считается систематизированный перечень заголовков всех заводимых в учреждении дел, с прописанием сроков хранения и оформленные по установленному порядку.

Читать далее...

Переплетание документации организаций

В статье рассматриваются причины, по которым нужно сшивать материалы, а также способы переплетания документации.

Читать далее...

Подготовка документов компаний к утилизации

Все компании нуждаются в проведении мероприятий по подготовки документации к их последующей утилизации. Прежде всего следует отметить, что данное действие начинается в процессе подготовки дел к их хранению в любом архиве.

Читать далее...

Анализ продаж, планирование, прогноз

Что такое анализ продаж? Для чего необходим анализ продаж? Какие методы применять при анализе продаж? Такие и многие другие вопросы часто задают себе собственники, предприниматели, руководители. И у каждого их них ответы могут быть совершенно разные. И каждый будет по-своему прав.

Читать далее...

ВЭД — что это такое?

Внешнеэкономическая деятельность — это не только экспорт и импорт, это огромная сфера международных отношений. В чем должны разбираться специалисты, занимающиеся ВЭД? Кому доверить все хлопоты, связанные с международными перевозками и таможенным оформлением?

Читать далее...

Добавить статью

Приглашаем вас добавить статью и стать нашим автором

Поделитесь с друзьями

Статистика

©  Интернет-журнал «Серый Волк» 2010-2016

Перепечатка материалов приветствуется при обязательном указании имени автора и активной,
индексируемой гиперссылки на страницу материала или на главную страницу журнала.